Klikt het tussen uw offerte en uw klant?
Een offerte schrijft u om een opdracht binnen te halen. Maar hoe krijgt u het voor elkaar dat uw klant ‘ja’ zegt tegen uw aanbod? Negen tips om uw offerte zo aantrekkelijk mogelijk te maken voor uw klant.
- Trek meteen de aandacht van uw klant.
- Besteed zorg aan de titelpagina.
- Maak uw offerte persoonlijk.
- Geef uw klant aandacht.
- Wek het vertrouwen van uw klant.
- Denk met uw klant mee.
- Wijs uw klant op de voordelen van uw aanbod.
- Geef de kosten duidelijk, overzichtelijk en tactisch weer.
- Besteed extra zorg aan de slotalinea.
- Trek meteen de aandacht van uw klant.
Laat hem een goed verzorgde en fraai ogende offerte uit de envelop halen. Zo’n offerte wekt verwachtingen bij uw klant, maakt een betrouwbare indruk en zegt iets over de kwaliteit die u aflevert. Die kwaliteit moet niet alleen voor de inhoud gelden, maar ook voor het uiterlijk van de offerte. Zorg voor mooi papier, een overzichtelijke en consequente lay-out en een prettig leesbaar lettertype. - Besteed zorg aan de titelpagina.
Ook met een aantrekkelijke en informatieve titelpagina trekt u de aandacht van uw klant en maakt u indruk op hem. Op deze titelpagina plaatst u informatie die de klant onmiddellijk duidelijk maakt wat hij in handen heeft. Vermeld:
– de titel van de offerte;
– de naam van uw klant;
– eventueel het logo van uw klant;
– uw eigen bedrijfsnaam en logo;
– datum en plaatsnaam.Bedenk een originele en pakkende titel. Ook dat maakt indruk op uw klant. Ga creatief met taal om en zoek een leuke woordspeling, een metafoor, vergelijking of tegenstelling. Bijvoorbeeld: Klikt het tussen u en uw relaties op internet? Zorg er bovendien voor dat de titel informatie geeft over de inhoud van de offerte. Hebt u een creatieve hoofdtitel bedacht, voeg dan een informerende ondertitel toe. Bouw daarin een belofte in. Bijvoorbeeld: Klikt het tussen u en uw relaties op internet? Een voorstel voor het optimaliseren van uw e-marketing.
- Maak uw offerte persoonlijk.
Creëer niet te veel afstand door al te formele taal te gebruiken. Met een offerte die bol staat van de passieve zinnen en formele bewoordingen krijgt u moeilijk een klik voor elkaar. Mensen gaan steeds informeler met elkaar om, ook in zakelijke relaties. Spreek uw klant in de tekst dan ook direct aan, bij voorkeur met u. Vervang voorletters door voornamen, tenminste als de relatie dat toelaat. Een persoonlijke offerte geeft uw klant het gevoel dat u betrokken bent bij zijn organisatie en bij zijn vraag. - Geef uw klant aandacht.
Dit doet u door zoveel mogelijk bij hem aan te sluiten en op zijn stoel te gaan zitten. Geef in heldere formuleringen weer wat hij aan u heeft gevraagd. De beschrijving van zijn vraag moet hem bekend voorkomen. Gebruik daarom zijn eigen woorden in dit offertegedeelte, ook al zijn dat niet de uwe. Uw klant moet het gevoel krijgen dat u precies onder woorden brengt wat hij in zijn gedachten heeft. Hierdoor raakt hij ervan overtuigd dat u weet wat er bij hem speelt. - Wek het vertrouwen van uw klant.
Een klant zal alleen ‘ja’ tegen uw aanbod zeggen als hij u volledig vertrouwt. Wees dus eerlijk en duidelijk. Neem alleen die zaken op waarover u hebt gesproken. Doe ook een eerlijk aanbod. Beloof niet iets wat u niet waar kunt maken. Het gaat immers niet alleen om deze opdracht, maar om een langdurige relatie met deze klant. - Denk met uw klant mee.
Soms moet u een klant helpen om zijn vraag helder te krijgen. Stop daar voldoende energie in en wijs hem op voor- en nadelen van de verschillende opties. Bij uw klant ontstaat daardoor het vertrouwen dat u werkelijk van plan bent om aan de realisering van zijn doelstellingen mee te werken. - Wijs uw klant op de voordelen van uw aanbod.
Bekijk uw eigen aanbod eens goed door de ogen van uw klant. Waarom zou hij voor uw aanbod moeten kiezen? Maak voordat u gaat schrijven een lijstje met voordelen. Kies de drie of vier meest overtuigende en leg daar in de offerte de nadruk op. - Geef de kosten duidelijk, overzichtelijk en tactisch weer.
- Wees niet bang voor het noemen van de prijs. Als u een goed en passend aanbod heeft, accepteert uw klant die prijs heus wel. Kies een tactische plaats voor het kostenoverzicht. Het gaat erom dat uw klant eerst onder de indruk raakt van uw aanbod. Als hij de voordelen en kwaliteit van uw aanbieding heeft gezien, zal hij uw prijs eerder accepteren. Zet het kostenoverzicht dus altijd na de presentatie van uw aanbod.
- Hanteer bij het noemen van tarieven en prijzen het sandwichmodel. Dit houdt in dat u de tarieven en prijzen verpakt tussen twee voordelen voor uw klant. Noem dus eerst een voordeel, daarna het tarief of de prijs en kom vervolgens weer met een voordeel. Bijvoorbeeld: De totaalprijs voor dit gemakkelijk hanteerbare en uitbreidbare systeem bedraagt € 10.000,–. Dit bedrag is inclusief demonstratie, werkboeken en installatie.
- Vermeld de kosten nooit in de begeleidende brief. Uw klant kan dan meteen afhaken, want u hebt hem op dat moment nog niet enthousiast kunnen maken voor uw aanbod.
- Noem de hoofdstukkop in de offerte niet Kosten of Prijs, maar bedenk een kop met een positieve gevoelswaarde, bijvoorbeeld: Uw investering, Benodigd budget of Begroting. Hierdoor beseft de klant dat zijn uitgaven hem ook iets opleveren.
- Besteed extra zorg aan de slotalinea.
Blijf uw klant tot en met de laatste zin aandacht geven. Bezondig u dus niet aan de nummer één van de offertecliché-zinnen: Wij vertrouwen erop u een passende aanbieding te hebben gedaan. Kies voor een originele en persoonlijke slotzin waarin u enthousiasme toont. Bijvoorbeeld: Wij zullen met veel plezier voor u aan de slag gaan en zien uit naar een prettige samenwerking met u en uw organisatie.—
Dit artikel van Mariët Hermans is verschenen in: Sales Power. Praktische infobrief voor verkoopbinnen- en buitendienst,
2006, jaargang 12, nummer 3.
